Atria Suomi Oy:n strategiapäivityksessä asetettiin haasteellinen tavoite: yrityksen tulee olla kuluttajamarkkinatiedon paras hyödyntäjä niin, että tuotekehitystä, brändiä ja myyntiä johdetaan yhteiseltä tietopohjalta. Edessä oli siten ei vain raportointiin vaan koko liiketoiminnan johtamiseen vaikuttava projekti.
Atrian Infotiimi: Jukka Saarenpää, Paula Virtanen, Nina Kukkonen, Elina Yli-Karjanmaa, Pasi Pöllänen, Katri Huhtarinne, Hanna-Leena Kurki
- Ensimmäinen merkittävä askel oli kuluttaja- ja markkinanäkökulmaa avaavan tiedon keskittäminen yhteen organisaatioon. Organisoitumisen lisäksi vahvistimme organisaatiotamme tiedon ammattilaisilla. Samalla lähdimme kartoittamaan mahdollisia yhteistyökumppaneita laajentaaksemme ymmärrystämme tiedon monipuolisen hyödyntämisen mahdollisuuksista. Päädyimme yhteistyöhön Houston Analyticsin kanssa, kuluttaja ja markkinatiedosta vastaava johtaja Paula Virtanen Atriasta kertoo.
Atrialla sisäiset prosessit ja niissä tarvittavat tiedot ja tiedon lähteet oli kuvattu, mutta tieto oli sekaisin eri lähteissä, järjestelmissä ja aikajänteissä. Tämä johti helposti tilanteeseen, jossa tietolähteet ohjasivat keskustelua – ei liiketoimintaprosessien tarpeet. Tiedon hyötykäytön projekti lähti siksi liikkeelle etsimällä vastausta kysymykseen mitä asioita tiedon avulla tulisi ratkaista ja toisaalta miten tieto saataisiin mahdollisimman helppokäyttöiseen muotoon.
- Kuluttajaan liittyvää tietoa oli paljon aina Exceleistä PowerPointeihin. Keskeistä on kuitenkin muistaa, että tieto ei ole itseisarvo vaan väline siihen, että osataan tehdä oikeita asioita ja johtopäätöksiä. Tiedon avulla tulisi pystyä vastaamaan, mitä tapahtuu, miksi tapahtuu, mitä tulee tapahtumaan ja mitä se tarkoittaa meille, Paula jatkaa.
Helppokäyttöinen, monimuotoinen ja nopea
Kun tietotarpeet ja tiedon lähteet oli kartoitettu, edessä oli koko projektin yksi kriittisimmistä vaiheista: raportointityökalun valinta. Vaihtoehtoina olivat Atrialla jo käytössä oleva raportointiväline sekä markkinoilla olevat mielenkiintoiset vaihtoehdot.
- Jos tieto ei ole käyttäjäystävällisessä muodossa, nopeasti saatavilla, se jää helposti hyödyntämättä. Siksi lähdimme vertailemaan eri vaihtoehtoja käytännön casen avulla. Teimme rinnakkaiset testit kaikilla jatkoon päässeillä raportointivaihtoehdolla. Testauksen toteutuksesta vastasi Houston Analyticsin raportoinnin asiantuntija Toni Jormalainen, markkinatutkimuspäällikkö Hanna-Leena Kurki Atrialta kuvaa raportointivälineen valintaprosessia.
- Casen kautta lähestyminen oli hyvä ratkaisu: raportointityövälineen valinta perustui niin rakentamisen kuin loppukäytön näkökulmasta käyttökokemukseen. Oli tietysti iso kynnys lähteä ostamaan kokonaan uutta raportointityövälinettä, mutta päädyimme Tableau raportointityökaluun, joka vastasi dynaamisen raportoinnin tarpeisiimme parhaiten.
- Raportointivälineen valinnan jälkeen jatkoimme yhteistyötä Houston Analyticsin kanssa, jotta pääsisimme vauhtiin nopeammin ja ensimmäiset raportit saataisiin pikaisesti Atrian sisäiseen käyttöön. Raportointia rakennettiin tiiviissä yhteistyössä Houston Analyticsin Toni Jormalaisen kanssa. Toni toi osaamisen tietomallien sekä raportoinnin rakentamisen näkökulmasta, samalla varmistettiin osaamisen siirtyminen Atrian omalle organisaatiolle. Atria rooli tässä vaiheessa oli varmistaa, että ulostuleva tieto oli oikeaa, visuaalista sekä helposti ymmärrettävää, Hanna-Leena Kurki korostaa.
Matka jatkuu
Kaikki muutokset vaativat aikaa ja sitoutumista. Siirtyminen tiedolla johtamisen aikakaudelle ei merkitse vain uuden, prosesseihin integroiden raportointijärjestelmän käyttöön ottoa vaan astumista jatkuvan oppimisen ja kehittämisen polulle.
- En voi liikaa korostaa uuden raportointimme lanseerauksen onnistumisen tärkeyttä. Ihmiset pelkäsivät, että tulossa olisi jotain todella vaikeaa ja vaativaa. Mutta yllättyivät positiivisesti. Tableau on helppo sekä ylläpitäjälle että käyttäjälle. Nyt puhumme samoista asioista samoilla luvuilla ja samasta näkökulmasta. Helppous ja tiedon relevanttius sitouttaa käyttäjät. Nyt ei kenenkään tarvitse enää käyttää aikaa markkinatilannetta kuvaavien PowerPointien tekemiseen, vaan tilanne katsotaan palavereissa suoraan raportilta. Aikaa jää tuottavampaan tekemiseen, Hanna-Leena Kurki kertoo onnistuneen lanseerauksen tuloksista.
- Olemme kuitenkin muutosmatkallamme vasta alussa: olemme nyt kehittäneet liiketoiminnan prosesseja palvelevan dynaamisen raportoinnin. Seuraava askel on analytiikan ja optimoinnin tuominen mukaan raportointiin. Kuten muutosten onnistumiselle yleensäkin, kaiken tärkeintä tämän projektin läpiviemisessä ja uusien toimintatapojen juurtumisessa organisaatioon on johdon vankka tuki ja sitoutuminen. Ilman sitä, emme olisi tässä, missä nyt olemme. Mutta matkamme tiedolla johtamisen teillä jatkuu, Paula toteaa vakuuttavasti.
Julkaistu ensimmäisen kerran 10.6.2016.
