Tiedolla johtamisen lähtökohtana on antaa käyttäjille heidän tehtävien ja päätöksenteon helpottamiseksi niitä tukevaa tietoa. Kun prosessissa olevat eri päätöksentekopisteet tunnistetaan ja niille annetaan mittarit, voidaan tieto linkittää näihin prosesseihin. Lukemattomissa tietokannoissa, Exceleissä ja erilaisissa tekstitiedostoissa löytyy dataa usein enemmän kuin tarpeeksi. Mutta miten hajautettu ja pirstaleinen tieto saadaan palvelemaan tätä tarkoitusta? Kysymykseen vastaa Houston Analyticsin paluumuuttaja, BI Lead roolissa aloittanut Toni Jormalainen.
”Oman kokemukseni mukaan raportoinnin toimimattomuuden syyt löytyvät toisaalta tiedon lähteiltä – eli ei mitata oikeita asioita ja tiedon sisältöä ei tunneta – toisaalta raportoinnin huonosta käytettävyydestä. Hyvän raportoinnin perusta on liiketoimintaprosessin ymmärrys: Millä tunnusluvuilla on merkitystä prosessin ohjauksessa? Mitä mikin tunnusluku kuvaa ja mitä se on ns. syönyt sisäänsä. Onko esimerkiksi raportin tunnusluvun X arvojen 5 ja 6 välillä merkittävä, toimenpiteitä vaativa ero, vai onko kyseessä normaali vaihtelu. Jotta tieto palvelisi liiketoimintaa arjessa, sillä tulee olla businessomistaja, pelkkä IT-osaaminen ei raportoinnissa riitä”, Toni painottaa.
Nykyisillä, moderneilla raportointivälineillä eri tietolähteisiin on helppo yhdistyä ja tietoa on helppo yhdistää niin pienissä kuin suurissa ympäristöissä. Kun tietoa voidaan katsoa yhtä aikaa eri näkökulmista, sen arvo liiketoiminnan ohjauksen kannalta paranee.
”Kaiken lähtökohtana tulee kuitenkin olla käyttäjäystävällisyys ja raportoitavan tiedon oleellisuus tiedon käyttäjälle. Olen ollut raportoinnin kehittämisprojektissa, jossa puolet olemassa olevista mittareista todettiin ”nice-to-know”-kategoriaan kuuluviksi ja karsittiin pois. Tuloksena raporttien käyttäjäkokemus- ja käyttöaktiivisuus kasvoivat merkittävästi”, Toni kommentoi ja jatkaa.
”Liiketoimintaa ohjaamaan tarvitaan tilanteesta riippuen joko staattisia tai interaktiivisia raportteja tai näiden yhdistelmiä. Kehittyneiden itsepalveluratkaisuiden käyttäjän ei tarvitse olla IT-ekspertti, vaan kehittyneiden, interaktiivisien koontinäyttöjen avulla maallikkokin pystyy tekemään omaa työtään tukevaa ”data discoverya”, porautumista raportoitujen lukujen taustaan. Raportointivälineiden tarjoamat uudet mahdollisuudet ovat näin hämärtäneet rajaa raportoinnin ja ”kevyen” raportoinnin välillä.”
Mikä sitten on oikea ratkaisu kuhunkin tarpeeseen?
Ennen raportointiratkaisun valintaa kannattaa tarjolla olevia eri vaihtoehtoja testata selkeillä käyttötapauksilla ja verrata saatuja tuloksia liiketoiminnan asettamiin vaatimuksiin. Oheinen, Tonin muistilista auttaa oman raportointityövälineen valinnassa:
- Mitkä tietolähteitä käytetään ja millä välineellä tarvittavat tietomallit rakennetaan?
- Kuinka paljon tietolähteistä on Exceleitä tai muita taulukoita?
- Mitä halutaan mitata ja mihin kohtaan yrityksen prosessia ne liittyvät?
- Onko raportointi kertaluonteista vai jatkuvaa?
- Mitä toiminnallisuuksia ja visuaalisia elementtejä raporteilta odotetaan?
- Millainen on käyttäjien data-ymmärrys ja analyyttinen osaaminen?
- Mitkä raportointitarpeet ovat pakollisia, mitä kuuluvat osioon ”nice-to-have”?
”Päätös raportointityökalusta on hyvä tehdä yhdessä liiketoiminnan ja IT:n kanssa. Näin työkalu palvelee molempia osapuolia tarkoituksen mukaisesti. Päätöstä ei kannata tehdä hienon demon vaan selkeän käyttötapauksen perusteella,” Toni lisää.
Vielä loppuun yksi kysymys Tonille: Miksi palasit Houston Analyticsin riveihin?
”Palasin Houston Analyticsiin, koska koen datan ja sen hyödyntämisen merkityksen kasvavan päivä päivältä. Haluan olla etulinjassa mukana rakentamassa tehokkaampia, toimivampia ratkaisuja, joissa raportointi, analytiikka ja tekoäly muuttavat tapaamme toimia. Haluan olla digiajan edelläkävijätiimissä”, paluumuuttaja ja raportoinnin huippuammattilainen Toni perustelee.
Jatkossa Toni Jormalainen toteuttaa intensiivisesti intohimoaan eli auttaa Houston Analyticsin asiakkaita luomaan raportointiratkaisun, joka palvelee käyttäjää ja liiketoimintaa optimaalisesti.
